OneDrive vs. SharePoint: Was braucht euer Unternehmen wirklich?
Die kurze Antwort zuerst
OneDrive: Eure persönliche Cloud-Ablage. Für Dateien, die (noch) nur euch gehören.
SharePoint: Die gemeinsame Ablage des Unternehmens. Für alles, was Teams und Abteilungen teilen.
In der Praxis verschwimmt diese Trennung schnell — und das sorgt für Verwirrung. Dateien liegen an den falschen Orten, Berechtigungen stimmen nicht, und am Ende sucht jeder woanders.
Was ist OneDrive?
OneDrive ist technisch gesehen euer eigener SharePoint-Bereich — aber mit einem wichtigen Unterschied: Standardmäßig sieht niemand anderes hinein.
OneDrive ist der richtige Ort für:
- Dokumente, die ihr gerade erstellt und noch nicht freigegeben sind
- Persönliche Notizen, Entwürfe, temporäre Dateien
- Dateien, die ihr von verschiedenen Geräten aus braucht
- Private Ordner, die nicht zum Firmen-Wissen gehören
Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein OneDrive-Inhalt nicht automatisch übertragen. Was dort liegt, ist personengebunden. Alles, was für die Firma wichtig ist, gehört deshalb nicht dauerhaft in OneDrive.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist das Herzstück der gemeinsamen Dateiablage in M365. Jede Teams-Gruppe hat automatisch eine SharePoint-Seite im Hintergrund — dort liegen die Dateien, die ihr in Teams hochladet.
SharePoint ist der richtige Ort für:
- Alle Dokumente, die mehr als eine Person braucht
- Aktuelle Vorlagen, Formulare, Handbücher
- Projekt-Dokumentation
- Alles, was dauerhaft für das Unternehmen relevant ist
- Abteilungs-spezifische Ablagestrukturen
SharePoint erlaubt feine Berechtigungssteuerung: Wer darf lesen? Wer darf bearbeiten? Wer darf löschen? Das ist bei OneDrive viel rudimentärer.
Die einfache Entscheidungsregel
Stellt euch diese Frage: „Würde das Unternehmen diese Datei brauchen, wenn ich morgen nicht mehr da wäre?“
- Ja: SharePoint
- Nein / noch nicht: OneDrive
Ein Angebot, das ihr gerade schreibt: OneDrive. Das fertige, freigegebene Angebot: SharePoint. Eine persönliche Notizen-Sammlung: OneDrive. Das Unternehmens-Handbuch: SharePoint.
Migration von Netzlaufwerken
Die meisten KMUs, die zu M365 wechseln, haben irgendwo ein altes Netzlaufwerk: entweder ein physischer Server im Büro oder ein gemieteter NAS-Speicher. Die Frage: Wie kommt das in M365?
Was nicht funktioniert: Einfach alles 1:1 rüberkopieren. Dann habt ihr das alte Chaos auf neuer Infrastruktur. Wildwuchs-Ordner, Duplikate, veraltete Dateien — aber jetzt in der Cloud.
Was funktioniert: Migration als Chance zur Aufräumaktion nutzen.
- Bestandsaufnahme: Was liegt wirklich auf dem Laufwerk? Was davon ist noch relevant?
- Strukturplanung: Welche Abteilungen, Projekte und Kategorien braucht ihr? Maximal drei Ebenen tief.
- Migration der Muss-Dateien: Nur aktuell relevante Dokumente migrieren. Alles andere archivieren oder löschen.
- Altdaten-Archiv: Was ihr nicht braucht, aber nicht wegwerfen wollt: in ein separates SharePoint-Archiv verschieben, zugriffsgeschützt, nicht im Alltag sichtbar.
Best Practices aus der Praxis
- Teams-Kanäle = SharePoint-Ordner: Jeder Teams-Kanal hat automatisch einen Ordner in SharePoint. Nutzt diese Struktur als Ausgangspunkt für eure Ablage.
- Keine tiefen Ordnerstrukturen: Mehr als drei Ebenen werden nicht gepflegt. Lieber gute Benennungskonventionen als tausend Unterordner.
- Einheitliche Dateinamen: Legt eine Konvention fest: z.B. JJJJ-MM-TT_Projektname_Version. Konsequent durchgehalten spart Suchzeit.
- SharePoint-Startseite als Intranet: SharePoint kann mehr als nur Dateien. Nutzt die Startseite als kleine Unternehmens-Newsseite — Ankündigungen, Links zu wichtigen Dokumenten, aktuelle Infos.
Fazit
OneDrive und SharePoint schließen sich nicht aus — sie ergänzen sich. Der Schlüssel ist zu wissen, was wohin gehört. Mit einer klaren Regel (Firmen-relevant = SharePoint, persönlich = OneDrive) und einer guten Ausgangsstruktur ist das in der Praxis sehr einfach zu pflegen.
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