Power Automate: 5 Workflows, die jedes KMU sofort nutzen sollte
Was ist Power Automate?
Power Automate ist Microsofts Automatisierungsplattform — im Prinzip ein visuelles Werkzeug, mit dem ihr Abläufe verbindet, ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen. Trigger (etwas passiert) führt zu Aktion (etwas wird getan). So einfach ist das Grundprinzip.
Power Automate ist in M365 Business enthalten — ihr habt es wahrscheinlich schon, ohne es zu nutzen. Das ist schade, denn die Zeitersparnis ist enorm.
Hier sind fünf Flows, die in fast jedem KMU sofort Sinn machen:
Flow 1: Rechnungsfreigabe ohne E-Mail-Ping-Pong
Das Problem: Eine Rechnung kommt rein. Sie wird per E-Mail weitergeleitet. Dann wartet ihr auf eine Antwort. Dann landet sie wieder bei euch. Dann geht sie weiter zur Buchhaltung. Drei E-Mail-Threads, keine klare Verantwortung.
Der Flow: Rechnung kommt als Anhang per E-Mail rein → Power Automate erkennt sie automatisch → erstellt eine Genehmigungsaufgabe in Teams oder per Adaptive Card → Genehmiger klickt „Freigeben“ oder „Ablehnen“ → Buchhaltung wird automatisch benachrichtigt → Rechnung wird in SharePoint archiviert.
Zeitersparnis: 15-20 Minuten pro Rechnung, besonders bei hohem Belegaufkommen.
Flow 2: Urlaubsantrag digital und strukturiert
Das Problem: Urlaubsanträge auf Papier oder per WhatsApp. Chef vergisst zu antworten. Mitarbeiter fragt dreimal nach. Keine Übersicht, wer wann weg ist.
Der Flow: Mitarbeiter füllt ein kurzes Formular (Microsoft Forms) aus → Flow sendet automatisch eine Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten → Genehmigung direkt in Teams oder per E-Mail → bei Freigabe: automatischer Eintrag im Team-Kalender + Benachrichtigung an den Mitarbeiter.
Extras: Automatische Prüfung, ob im beantragten Zeitraum schon jemand anderes frei hat.
Flow 3: Neukunden-Onboarding automatisieren
Das Problem: Ein neuer Kunde wird angelegt. Dann muss jemand daran denken: Begrüßungsmail, Zugangsdaten, Infomaterialien, CRM-Eintrag, erste Aufgabe im Projektmanagement anlegen. Irgendwas vergisst man immer.
Der Flow: Neuer Eintrag in CRM oder Excel-Liste → Power Automate sendet automatisch Begrüßungsmail mit personalisierten Inhalten → erstellt SharePoint-Ordner für den Kunden → legt Aufgaben im Planner an → benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter.
Ergebnis: Kein neuer Kunde fällt mehr durchs Raster. Jeder Onboarding-Prozess läuft gleich ab — egal, wer gerade das Büro aufhat.
Flow 4: Automatische Benachrichtigungen bei kritischen Ereignissen
Das Problem: Wichtige Dinge passieren, aber niemand bemerkt es rechtzeitig. Eine Festplatte ist fast voll, eine Bewerbung ist eingegangen, ein Formular wurde ausgefüllt, ein Termin läuft ab.
Der Flow: Trigger-Ereignis (beliebig) → sofortige Benachrichtigung an die richtigen Personen per Teams oder E-Mail — mit allen relevanten Infos, nicht nur „hier ist was passiert“.
Beispiele aus der Praxis:
- Neues Kontaktformular auf der Website → sofortige Benachrichtigung ans Vertriebsteam
- Bewerbung eingegangen → HR wird benachrichtigt, Bewerbung in SharePoint archiviert
- Vertrag läuft in 30 Tagen ab → automatische Erinnerung an Verantwortlichen
- SharePoint-Speicher über 80% → IT wird gewarnt
Flow 5: Tagesabschlussbericht automatisch erstellen
Das Problem: Wer hat heute was gemacht? Wie weit ist Projekt X? Die Geschäftsführung hat keinen Überblick, ohne aktiv nachzufragen.
Der Flow: Jeden Abend um 17 Uhr fragt Power Automate automatisch alle Mitarbeiter über ein kurzes Teams-Formular: „Was hast du heute abgeschlossen? Was ist für morgen geplant?“ → Antworten werden gesammelt → Zusammenfassung wird automatisch als Report in einen Teams-Kanal oder per E-Mail geschickt.
Alternativ: Automatischer Bericht aus bestehenden Daten — Planner-Aufgaben, die heute abgeschlossen wurden, werden aggregiert und verschickt.
Wie fängt man an?
Power Automate ist unter flow.microsoft.com erreichbar und bietet hunderte von Vorlagen. Ihr braucht kein technisches Vorwissen — die wichtigsten Flows sind vorgefertigt und müssen nur noch auf euer Unternehmen angepasst werden.
Startet mit dem Urlaubsantrag oder der Rechnungsfreigabe — das sind die Flows, die sofort sichtbaren Nutzen bringen und nicht zu komplex sind.
Oder ihr lasst euch von uns zeigen, welche Automatisierungen in eurem spezifischen Kontext am meisten bringen. In einem 60-Minuten-Workshop erarbeiten wir gemeinsam die drei wichtigsten Flows für euren Betrieb.
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